Na podstawie setek zapytań ofertowych, analiz dostarczonych ofert oraz realnych realizacji na platformie Zwiadowca zebraliśmy najczęstsze problemy i ukryte koszty, które mogą zaskoczyć inwestorów przy zamówieniach mebli hotelowych. Oto zestawienie kluczowych błędów, które pojawiają się najczęściej – i które warto mieć na radarze, aby uniknąć niepotrzebnych wydatków.

Problemy z wymiarami i ergonomią

To jeden z najczęstszych błędów – zwłaszcza gdy inwestorzy zamawiają meble „na wymiar,” ale pomiary nie są wystarczająco dokładne. Skutki: szafy i biurka nie mieszczą się tam, gdzie powinny, łóżka blokują przejścia (co narusza przepisy dotyczące minimalnych odległości), a projekt nie uwzględnia np. zabudowy minibaru.

Ukryty koszt: dopłaty za poprawki lub konieczność wymiany części mebli – to może pochłonąć nawet 20% dodatkowego budżetu.

Niedoszacowanie transportu i montażu

Bardzo często oferty obejmują jedynie produkcję, a kwestie dostawy, wniesienia i montażu doliczane są oddzielnie. To prowadzi do nieprzyjemnych niespodzianek, gdy pod koniec procesu okazuje się, że koszt logistyczny jest znacznie wyższy, niż się spodziewano – szczególnie jeśli budynek ma utrudniony dostęp lub wymaga wniesienia mebli na wysokie piętra.

Ukryty koszt: transport i montaż to zazwyczaj 10–20% wartości zamówienia.

Problemy z wykończeniem – błędy kolorystyczne

Zamawianie bez fizycznych próbek materiałów to bardzo ryzykowny krok. Laminaty, drewno czy tkaniny w rzeczywistości często wyglądają inaczej niż na zdjęciach lub wizualizacjach. Efekt? Meble mogą się różnić od pierwotnych założeń stylistycznych, co kończy się reklamacjami albo – w skrajnych przypadkach – kosztowną wymianą elementów.

Ukryty koszt: poprawki lub wymiana części mebli są kosztowne, zwłaszcza przy zamówieniach realizowanych na indywidualne zamówienie.

Zły wybór materiałów pod kątem trwałości

Nie wszystko, co wygląda elegancko, nadaje się do warunków hotelowych. Bardzo często inwestorzy wybierają „ładniejsze” materiały, które nie wytrzymują intensywnej eksploatacji. Typowe problemy to tapicerki bez odporności na ścieranie, laminaty nienadające się do kontaktu z mocnymi środkami czyszczącymi czy elementy drewniane, które szybko się rysują.

Ukryty koszt: naprawy lub wymiana elementów już po pierwszym sezonie to wydatek, którego dałoby się uniknąć dzięki lepszemu doborowi materiałów.

Brak rezerwy czasowej na reklamacje/poprawki

Częsty błąd to zamawianie mebli z terminem „na styk,” np. z dostawą na miesiąc przed planowanym otwarciem hotelu. Opóźnienia w produkcji, braki materiałów lub problemy z dostawą to rzeczywistość, z którą warto się liczyć. Brak buforu czasowego kończy się nerwowymi próbami znalezienia zastępczego wyposażenia lub przesunięciem otwarcia.

Ukryty koszt: wynajęcie tymczasowych mebli albo strata przychodów z powodu opóźnionego startu.

Nieprzejrzyste umowy i brak „pełnych” ofert

To bardzo częsta praktyka: oferty początkowe wyglądają atrakcyjnie, ale obejmują tylko cenę mebli, a transport, montaż czy dodatkowe akcesoria są doliczane osobno na późniejszym etapie. Efekt? Cena końcowa potrafi znacząco odbiegać od tej, którą inwestor widział na początku.

Ukryty koszt: finalna wartość zamówienia może wzrosnąć nawet o 30%.

Brak „zapasowych” części

W hotelach 3* i 4*, gdzie standardem jest zachowanie spójności wizualnej we wszystkich pokojach, brak zapasu części może się zemścić. Jeśli zniszczy się np. front szafy lub zagłówek, a seria została wycofana z produkcji, wymiana jednej części nie jest możliwa – trzeba zmieniać cały zestaw.

Ukryty koszt: długie przestoje lub wymiana całych zestawów zamiast pojedynczych elementów.

Brak zgodności z normami hotelowymi (np. ognioodporność)

Na koniec bardzo ważny punkt, który często bywa ignorowany w fazie zamówienia. Hotele muszą stosować meble spełniające określone wymogi bezpieczeństwa, w tym ognioodporność i atesty użytkowe. Zdarza się, że inwestorzy oszczędzają, wybierając tańsze opcje bez certyfikacji – co później skutkuje poważnymi problemami przy odbiorze obiektu.

Ukryty koszt: certyfikowane materiały podnoszą cenę średnio o 15%, ale brak zgodności może oznaczać nawet konieczność wymiany całego wyposażenia – a to generuje podwójny koszt.

Kupując meble do hotelu, warto zrozumieć, z czego składa się cena całego zestawu. Choć na pierwszy rzut oka dostajesz „jeden koszt za pokój,” tak naprawdę to suma kilku ważnych elementów. Oto główne składniki ceny:

Materiały główne

To podstawa każdej wyceny. Najtańsze zestawy opierają się na płycie laminowanej, droższe na MDF, forniry i elementy z litego drewna. Przy tapicerowanych meblach ważna jest również klasa tkanin (np. odporność na ścieranie, atesty ognioodporności).

• Materiały to zwykle 50–60% wartości zestawu.
• Tkaniny hotelowe z atestami są droższe nawet o 20–30% od standardowych.
• Dla łóżek dużą różnicę w cenie robi rodzaj zagłówka (tapicerowany vs. zwykły panel).

Akcesoria i wykończenia

W tej grupie znajdują się uchwyty, zawiasy, prowadnice, nóżki, a także dodatki takie jak soft-close, systemy cichego domykania, oświetlenie LED, czy elementy dekoracyjne (np. metalowe ramy, przeszycia w tapicerce).

• Choć pojedynczo wydają się tanie, w skali całego hotelu to 10–15% wartości zamówienia.
• Soft-close i ukryte prowadnice zwiększają koszt szaf i szuflad nawet o 20%.
• Oświetlenie LED w zagłówkach i szafach to dodatkowe 200–500 zł na pokój.

Projekt i personalizacja

Standardowe meble hotelowe są produkowane w gotowych modułach i rozmiarach. Każda zmiana – np. nietypowe wymiary, zmiana koloru, dodanie logo hotelu, zabudowy „pod skos” – podnosi koszt.

• Indywidualne projekty podnoszą cenę o 15–30%.
• Projekty na zamówienie wydłużają czas realizacji o 2–4 tygodnie.
• Warto dokładnie sprawdzić, czy projekt obejmuje również rysunki techniczne – czasem to osobna opłata.

Transport i montaż

Wiele ofert bazowych obejmuje tylko produkcję. Koszty dostawy (szczególnie w przypadku dużych zamówień lub dostaw międzynarodowych), wniesienia i montażu mogą znacznie podnieść finalną cenę.

• Transport + montaż to zazwyczaj 10–25% wartości zamówienia.
• Montaż mebli na piętrach (bez windy) lub w trudnych warunkach (np. wąskie klatki schodowe) generuje dodatkowe koszty.
• Czasem taniej wychodzi wynająć lokalny serwis montażowy, ale trzeba sprawdzić, czy dostawca wtedy bierze odpowiedzialność za ewentualne uszkodzenia.

Certyfikaty i normy

Hotele muszą spełniać określone wymogi dotyczące bezpieczeństwa i trwałości. To oznacza konieczność stosowania materiałów ognioodpornych, tkanin atestowanych na ścieralność i wodoodporność.

• Certyfikaty to dodatkowy koszt rzędu 5–15% wartości mebli.
• Brak certyfikatów może uniemożliwić odbiór inwestycji – oszczędność na tym etapie jest ryzykowna.
• Warto zapytać o dokumentację potwierdzającą zgodność z normami hotelowymi.

Dodatkowe elementy (opcjonalne)

W niektórych przypadkach hotele zamawiają także zapasowe części (np. dodatkowe fronty, uchwyty) albo opcje typu serwis pogwarancyjny, co również wpływa na koszt.

Zamówienie zapasu to zwykle dodatkowe 3–5% wartości zamówienia, ale pozwala uniknąć problemów w przyszłości (np. wymiany całej szafy z powodu uszkodzenia jednego frontu).