Cena łóżka hotelowego – na przykład w popularnym wymiarze 100x200 cm – podawana w katalogu lub na stronie producenta to zazwyczaj tylko punkt wyjścia. W większości przypadków obejmuje ona podstawową wersję mebla: bez zagłówka, w najtańszej grupie tkanin, bez dodatkowych funkcji i personalizacji. Dla hotelarza porównującego oferty cena „od” może wyglądać zachęcająco, szczególnie jeśli zestawiana jest z atrakcyjnym zdjęciem lub nazwą serii sugerującą wyższy standard. Jednak nawet wśród doświadczonych inwestorów często pojawia się błędne założenie, że cena bazowa to koszt kompletnego, gotowego do użytku łóżka.

W praktyce do tej kwoty dochodzą kolejne składniki – i to na etapie już pierwszych konsultacji. Dopłata za tkaninę spoza podstawowego wzornika, dopłata za nietypowy kolor nóg, za pojemnik na pościel, inne wymiary, opcję z bokami, dopasowanie zagłówka do rozstawu gniazdek, czy nawet wybór innego koloru nici. Producenci często wyceniają każdy z tych elementów osobno, co sprawia, że cena końcowa może być o 30–50% wyższa niż katalogowa. Dodatkowo pojawiają się sytuacje, w których łóżko wymaga dopasowania wysokości do materaca już posiadanego przez hotel – i to także wiąże się z dopłatą. Niektóre firmy oferują wstępną wycenę jedynie dla określonej liczby sztuk – przy mniejszych zamówieniach cena za jednostkę może znacząco wzrosnąć. Zdarza się też, że katalog nie uwzględnia aktualnych zmian cen materiałów, które są indeksowane dopiero na etapie potwierdzania zamówienia – a wtedy początkowa stawka okazuje się nieaktualna.

Efekt? Hotelarz myśli, że zamawia łóżko za 900 zł, a kończy z wyceną opiewającą na 1300–1500 zł za sztukę – jeszcze zanim uwzględni transport i montaż. Cena bazowa kusi, ale realny koszt pojawia się dopiero wtedy, gdy klient wie, czego naprawdę potrzebuje – i z czym się to wiąże.

Dostawa łóżek hotelowych to nie tylko przetransportowanie towaru z magazynu do budynku. W zależności od liczby sztuk, lokalizacji hotelu i rodzaju zamówionych modeli, transport może przybrać bardzo różne formy. Najczęściej stosowany zapis „transport ustalany indywidualnie” oznacza, że koszt dostawy nie jest wliczony w cenę katalogową. W rozmowie z handlowcem bywa to bagatelizowane – ale właśnie tu zaczynają się dopłaty, których wcześniej nie przewidziano.

W podstawowej wersji dostawa kończy się przy krawężniku. Bez wniesienia, bez rozładunku, bez przeniesienia do pokoju. Nawet jeśli towar przyjedzie na paletach, ich rozładunek i transport na piętra spadają na hotelarza – lub stają się dodatkowo płatną usługą. Część firm dolicza też opłaty za utrudniony dostęp: wąskie bramy, brak windy, strefy zamknięte dla ciężkiego transportu, dostawy w godzinach niestandardowych. Zdarza się, że auto przyjeżdża zbyt wcześnie – a miejsce rozładunku nie jest jeszcze dostępne, co oznacza kolejne koszty za czas postoju lub drugi kurs.

Inwestorzy często nie planują też tego, że sama dostawa może być dzielona – niektóre łóżka przyjadą w jednym tygodniu, inne w kolejnym. A każdy taki kurs kosztuje. Im mniejsza partia dostawy, tym wyższa cena za kilometr. W przypadku hoteli oddalonych od dużych miast lub położonych w strefach turystycznych, cena transportu potrafi przekroczyć 200–300 zł za pojedyncze łóżko – mimo że sam mebel kosztował mniej niż 1000 zł. Jeśli w umowie nie określono jasno, co oznacza „dostawa do hotelu”, może się okazać, że finalnie to hotel bierze na siebie organizację wszystkiego, co dzieje się po zatrzymaniu auta pod bramą.

Większość łóżek hotelowych nie trafia do obiektu w postaci gotowej do użytku. Nawet proste modele składają się z kilku osobnych elementów: ramy, nóg, zagłówka, wzmocnień pod materac, a w przypadku wersji z pojemnikiem – także z siłowników i pokrywy. Na etapie zamówienia kwestia montażu jest zazwyczaj traktowana marginalnie – w katalogu nie ma o nim wzmianki albo zapisany jest ogólnikowo jako „opcjonalny”. Wielu inwestorów zakłada, że montaż „jakoś się zrobi” – tymczasem właśnie ten etap potrafi stać się źródłem nieprzewidzianych kosztów i napięć.

Przede wszystkim – nie każdy producent oferuje montaż we własnym zakresie. W wielu przypadkach to hotel ma samodzielnie zorganizować ekipę, która łóżka złoży, wypoziomuje, sprawdzi stabilność i odpowiednio przymocuje zagłówki. Jeśli takich łóżek jest kilkanaście lub kilkadziesiąt, to już nie zadanie dla pracownika technicznego, ale pełnoprawna operacja logistyczna – z kosztami robocizny, sprzętu i czasu. Problematyczne bywają też różnice między modelami: jeden typ wymaga skręcania wewnętrznego stelaża, inny montowania uchwytów do ściany – a hotel nie zawsze otrzymuje wystarczająco precyzyjną instrukcję. Do tego dochodzi ryzyko: niedokręcona śruba, źle ustawiona rama czy zagłówek zamocowany zbyt nisko skutkują nie tylko niezadowoleniem gościa, ale też potencjalną reklamacją lub zagrożeniem bezpieczeństwa.

Co ważne – samodzielny montaż może też ograniczyć prawo do pełnej gwarancji. Niektórzy producenci wymagają, by montaż wykonany był przez autoryzowany zespół – w przeciwnym razie nie uwzględnią uszkodzeń wynikających z błędnego złożenia. Tymczasem usługa montażu realizowana przez producenta to zazwyczaj dodatkowy koszt – zależny od liczby sztuk, pięter, utrudnień dostępu. I często okazuje się, że to, co w katalogu kosztowało 980 zł, finalnie wymaga dopłaty 150–200 zł za sam montaż.

Producenci mebli hotelowych standardowo deklarują czas realizacji zamówienia w przedziale od 3 do 6 tygodni. To okres potrzebny na produkcję, kompletację i przygotowanie do wysyłki. Dla inwestora brzmi to rozsądnie – zwłaszcza jeśli harmonogram prac remontowych lub otwarcia obiektu jest jeszcze elastyczny. Ale w rzeczywistości termin dostawy jest jednym z bardziej nieprzewidywalnych elementów całego procesu, który może bezpośrednio wpływać na koszty.

W sezonie dużego obłożenia (wiosna, jesień) terminy te się wydłużają. Producent może potwierdzić dostępność tkaniny lub komponentu, ale już po kilku dniach poinformować o opóźnieniu w dostawie od podwykonawcy. Im bardziej niestandardowe łóżko – niestandardowy wymiar, zagłówek, kolor, wysokość nóg – tym większe ryzyko opóźnienia. Co więcej, wcześniejsza dostawa w trybie „ekspresowym” zwykle wiąże się z dopłatą. Nie chodzi tu tylko o szybszą produkcję – ale o konieczność reorganizacji kolejki produkcyjnej, co kosztuje i rzadko jest wliczone w ofertę bazową.

Z drugiej strony, jeśli termin się przesuwa, hotel nie tylko nie otrzymuje towaru – ale naraża się na realne koszty: przesunięcia innych ekip, wstrzymanie prac, brak możliwości uruchomienia pokoi. W sytuacjach skrajnych trzeba wynająć tymczasowe łóżka, co bywa trudne i kosztowne. Jeszcze większym problemem jest brak synchronizacji – gdy część łóżek przyjedzie, a część nie, hotel nie może zakończyć przygotowań. A opóźnienia z tego tytułu rzadko są objęte jakąkolwiek rekompensatą.

Dlatego inwestorzy, którzy przywiązują wagę tylko do ceny jednostkowej łóżka, często zaskoczeni są tym, że niepewność terminu staje się osobną kategorią kosztu – zbudowaną z opóźnień, reorganizacji i nieplanowanych środków zastępczych.

Nawet przy współpracy z renomowanym producentem może dojść do drobnych usterek: brak jednej śruby, zadrapany bok, źle dopasowany zagłówek lub pomyłka w tkaninie. Samo istnienie procedury reklamacyjnej nie oznacza jednak, że skutki błędu ograniczają się do wymiany elementu. Często największy koszt leży gdzie indziej – w przestoju, reorganizacji pracy i dezorganizacji uruchamiania pokoi.

Hotel, który planował otwarcie 20 pokoi, ale w trzech z nich łóżka są niekompletne, nie może ich udostępnić. To nie tylko strata przychodu, ale też dodatkowa praca działu technicznego, który musi wracać do tych pokoi po kilku dniach, by wymieniać pojedyncze elementy. W większych zamówieniach takie „niedopasowania” pojawiają się regularnie – zwłaszcza gdy dostawy są dzielone lub obejmują wiele wariantów łóżek.

Kłopotem bywa też sam tryb reklamacyjny. Niektóre firmy wymagają zdjęć, protokołów, pisemnych zgłoszeń w określonym terminie – a w praktyce hotel musi koordynować to wszystko w trakcie innych prac. Oczekiwanie na decyzję o uznaniu reklamacji, produkcja brakującego elementu i dosłanie go – to wszystko zabiera czas. Dla producenta to „drobna sprawa do uzupełnienia”. Dla hotelu – zablokowany pokój, rozbity harmonogram prac i niepewność, kiedy będzie można zakończyć jego przygotowanie.

Jeszcze trudniejsza sytuacja powstaje wtedy, gdy usterka nie jest jednoznaczna. Czy przetarcie na tkaninie to wada fabryczna, czy uszkodzenie transportowe? Czy rozklejona rama to wina montażu? W takich przypadkach spór trwa – a pokój stoi pusty. Nikt nie dolicza tego do kosztu łóżka, ale inwestor ponosi go w pełni.

Zdarza się, że dostawa łóżek następuje wcześniej niż zakończenie prac wykończeniowych. Teoretycznie to dobra wiadomość – meble są na miejscu, można przygotowywać pokoje. W praktyce jednak oznacza to konieczność przechowywania kilkunastu lub kilkudziesięciu dużych i nieporęcznych paczek w miejscu, które często nie jest do tego przystosowane. Jeśli hotel nie ma osobnego magazynu, łóżka trafiają do sali konferencyjnej, na korytarz lub – co gorsza – do pokoi, które nie są jeszcze gotowe.

Taki magazyn „tymczasowy” to nie tylko problem z miejscem. Każde przestawienie mebli, przeniesienie ich z jednego poziomu na drugi, to robocizna – czas ludzi, którzy mogliby wykonywać inne zadania. Do tego dochodzi ryzyko uszkodzenia w trakcie przenoszenia lub zabrudzenia w środowisku, gdzie wciąż trwają prace budowlane. Zabrudzony zagłówek, przypadkowe zadrapanie boku łóżka, brak możliwości montażu z powodu zakurzonego stelaża – to realne scenariusze.

Jeszcze trudniej jest zsynchronizować wszystkie ekipy. Łóżka mogą być gotowe do montażu, ale pomieszczenie jeszcze nie ma oświetlenia, kontaktów lub gotowej podłogi. Prace się przeciągają, ekipy się mijają, a hotel musi decydować, co przełożyć, co przyspieszyć, a co przeczekać. Jeśli plan był napięty – każdy taki przesuw to dodatkowy koszt.

W efekcie z pozoru neutralna decyzja o wcześniejszej dostawie, która miała być bezpiecznym buforem, staje się źródłem napięć, opóźnień i strat organizacyjnych. To koszt, który nigdy nie pojawi się na fakturze za łóżka – ale który realnie obciąża inwestycję, jeśli nie został wcześniej uwzględniony w harmonogramie i budżecie.