Zamawianie łóżek bezpośrednio u producenta według indywidualnych parametrów bywa kuszące – szczególnie gdy pokoje mają nietypowy układ, a inwestor chce uzyskać spójny efekt wizualny we wszystkich pomieszczeniach. Hotele butikowe, pensjonaty premium czy obiekty z ograniczoną powierzchnią często nie znajdują odpowiednich rozwiązań w gotowej ofercie – stąd decyzja o produkcji na wymiar.

Jednak to, co początkowo wydaje się logiczne i atrakcyjne, bardzo często prowadzi do kosztownych błędów. W przeciwieństwie do seryjnej produkcji, wykonanie łóżek na zlecenie wymaga jasnego opisu, rysunków technicznych, ustaleń co do jakości materiałów, twardości konstrukcji i wytrzymałości na obciążenie. Większość problemów zaczyna się właśnie tutaj – gdy inwestor nie precyzuje wystarczająco szczegółowo oczekiwań, a producent realizuje zamówienie „na oko”.

Efektem są łóżka, które nie przeszły żadnych testów wytrzymałościowych, mają zbyt cienką ramę, niestandardowe wymiary lub trudne do późniejszego serwisowania komponenty. Często brakuje zamienników – nawet po roku trudno dokupić uszkodzony zagłówek czy wymienić pojedyncze elementy. Problematyczne okazuje się też wyposażenie pokoju w odpowiednią pościel – bo niestandardowe wymiary łóżka oznaczają konieczność szycia tekstyliów na miarę.

Dlatego łóżka na zamówienie mają sens tylko wtedy, gdy masz precyzyjny projekt, dobrego wykonawcę i potrzebujesz rozwiązania niemożliwego do uzyskania w ofercie katalogowej. W pozostałych przypadkach – zwłaszcza przy dużej liczbie pokoi – to droga donikąd, która zwiększa koszty, czas realizacji i ryzyko błędów eksploatacyjnych.

W przeciwieństwie do katalogowych łóżek hotelowych, które można zamówić z magazynu lub z krótkim terminem produkcji, łóżka robione na wymiar wymagają znacznie dłuższego planowania. Realizacja może trwać od kilku tygodni do nawet trzech miesięcy – zwłaszcza jeśli producent nie ma w danym momencie wolnych mocy lub czeka na dostawę materiałów. W szczycie sezonu (wiosna–lato) terminy często się wydłużają, a opóźnienia jednej dostawy mogą zablokować cały harmonogram wyposażenia hotelu.

Na etapie zamówienia wielu producentów nie deklaruje wiążących terminów – podając jedynie „szacunkowy czas realizacji”. Jeśli do tego dojdzie konieczność indywidualnego wybarwienia drewna, tapicerowania w kolorze spoza standardowego wzornika czy produkcji prototypu – każde z tych działań opóźnia cały proces. W praktyce oznacza to ryzyko przesunięcia otwarcia obiektu, niedotrzymania terminów dla ekip montażowych lub konieczność prowizorycznego wyposażenia pokoi.

Dodatkowym problemem jest transport. Gotowe łóżka z hurtowni dostarczane są zazwyczaj w sposób zorganizowany – producent posiada wypracowane procedury i odpowiednie zabezpieczenia. Tymczasem łóżka robione na wymiar bywają wysyłane w częściach, z luźno zapakowanymi elementami lub w nietypowych pakietach, których nie da się szybko rozładować. To wszystko zwiększa ryzyko uszkodzeń w transporcie i konieczność składania reklamacji jeszcze przed złożeniem pierwszego mebla.

Na etapie zakupu wiele ofert łóżek hotelowych „na wymiar” brzmi atrakcyjnie: klient może dopasować wysokość, wykończenia, zagłówek, materiał i kolor. Problem w tym, że zlecając produkcję niestandardową, hotelarz nie ma realnej możliwości przetestowania finalnego produktu. Często wszystko opiera się na zdjęciach lub wizualizacjach, a pierwszy kontakt z meblem następuje dopiero przy dostawie – czyli wtedy, gdy jest już za późno na zmiany.

Co gorsza, część producentów korzysta z tańszych komponentów lub uproszczonych technologii, których nie stosowaliby w standardowej serii. Klient nie ma jak tego zweryfikować przed realizacją, a zamawiając np. 30 czy 40 łóżek, musi zaakceptować pewne ryzyko. Zdarzają się przypadki, gdzie po kilku miesiącach użytkowania odpadają listwy maskujące, stelaż się luzuje, a zagłówki skrzypią przy każdym ruchu. W przypadku modeli katalogowych łatwiej dochodzić reklamacji, bo są objęte konkretnym numerem produktu i normami serii.

W łóżkach robionych pod projekt często brakuje dokumentacji technicznej, standardów wykończenia i jasno określonego serwisu. W praktyce – nawet jeśli wykonanie mebla wygląda dobrze na początku – nie wiadomo, jak będzie się zachowywał po 6 czy 12 miesiącach intensywnego użytkowania hotelowego. I właśnie to sprawia, że zamówienie „na wymiar” może być okazją – ale równie dobrze może okazać się kosztownym błędem.

Na pierwszy rzut oka oferta producenta mebli hotelowych na wymiar może wydawać się korzystna: dostosowanie konstrukcji do konkretnych potrzeb, możliwość wyboru materiałów i często niższa cena przy większym zamówieniu. Jednak w praktyce takie realizacje niemal zawsze wiążą się z dodatkowymi kosztami, o których klient dowiaduje się dopiero w trakcie lub po zakończeniu produkcji.

Najczęstsze niespodzianki to dopłaty za nietypowe wymiary, dodatkowy montaż, transport w nietypowych godzinach, rozładunek bez windy czy konieczność dopasowania wyposażenia (materacy, ochraniaczy, tekstyliów) do niestandardowego formatu. Co więcej – jeśli w przyszłości zajdzie potrzeba wymiany tylko kilku łóżek, hotelarz zostaje z problemem: brak seryjnej dostępności oznacza konieczność ponownego zamówienia u tego samego wykonawcy lub całkowitej zmiany wyposażenia.

Dodatkowo, meble na wymiar są często produkowane bez systemu modułowego – co oznacza, że naprawa lub wymiana części (np. tylko jednego zagłówka czy boków łóżka) bywa niemożliwa. W efekcie – awaria jednego elementu może unieruchomić cały pokój. Hotel zamiast elastyczności zyskuje zależność od jednego producenta i brak możliwości szybkiej reakcji w przypadku uszkodzeń.

Łóżka hotelowe na zamówienie to nie produkt z magazynu. Nawet przy pozornie prostych projektach czas realizacji może się wydłużyć – szczególnie w sezonie budowlanym, przed wakacjami lub przed zimą, gdy wiele obiektów kończy remonty. Zlecenie „na wymiar” często oznacza kolejkę w zakładzie stolarskim, brak gotowych komponentów i zależność od podwykonawców.

Producent może deklarować termin 4–6 tygodni, ale realnie – przy przeciążonej produkcji, brakach materiałowych czy błędach w komunikacji – dostawa przeciąga się nawet o kilka tygodni. Tymczasem hotel, który planował otwarcie lub przyjęcie grupy, zostaje bez wyposażonych pokoi. Co gorsza, reklamacje dotyczące jakości wykonania są trudne do wyegzekwowania, jeśli producent nie posiada odpowiedniego zaplecza serwisowego albo nie działa na rynku ogólnopolskim.

Dodatkowo, jeśli hotel zamówi meble na podstawie niedokładnych rysunków lub ustaleń telefonicznych, może dojść do niezgodności przy odbiorze – a wtedy poprawki lub modyfikacje oznaczają kolejne tygodnie oczekiwania. Dlatego decyzja o zamówieniu łóżek na wymiar powinna uwzględniać nie tylko projekt i cenę, ale też realną ocenę ryzyka związanego z czasem i logistyką.

Dobry producent łóżek hotelowych na zamówienie to nie tylko stolarz, ale firma, która rozumie specyfikę branży noclegowej – zna standardowe wymiary, wymagania dotyczące odporności i serwisowania, potrafi doradzić w kwestii okuć, tapicerek czy systemów przechowywania. Powinien też zapewnić dokumentację techniczną i deklarację zgodności materiałów z normami użytkowymi.

Problem w tym, że wielu lokalnych wykonawców nigdy nie pracowało dla hoteli i realizuje zlecenia „na oko”. Brak doświadczenia skutkuje meblami, które wyglądają dobrze tylko na początku – do pierwszego zalania, uderzenia odkurzaczem lub próby przesunięcia. Często brakuje jakichkolwiek zapasów części, a po roku firma znika z rynku. Zdarza się, że zamówienia nie są udokumentowane lub nie ma żadnych gwarancji. Nawet jeśli cena wydaje się atrakcyjna – w przypadku błędu nie ma do kogo wrócić. Dlatego warto wybierać wykonawców, którzy mają udokumentowane realizacje w branży hotelarskiej, zapewniają serwis i dostarczają wszystko z pisemnym potwierdzeniem parametrów.